身為媒體公關(guān)，從新聞稿撰寫(xiě)到發(fā)布，該做哪些事情？

身為機構中負責媒體公關(guān)及行銷(xiāo)曝光重責的人員在執行新聞稿發(fā)布工作的前后別遺漏了以下流程......

在這個(gè)資訊爆炸的時(shí)代，一個(gè)機構要發(fā)布訊息少不了官方網(wǎng)站、Facebook和Twitter等社群網(wǎng)站，其中較好的差異化方式之一想必由新聞媒體拿下第一名。

大多數有點(diǎn)規模的機構中都被至一至多名公關(guān)或行銷(xiāo)專(zhuān)業(yè)人員，由他們負責同酬媒體和市場(chǎng)關(guān)系。身為機構中負責媒體公關(guān)及行銷(xiāo)曝光重責人員在執行新聞稿發(fā)布工作的前后別遺漏了以下流程。

1. 發(fā)展新聞題材

無(wú)論你待在哪，每天都有新的事情不斷發(fā)生，機構中可能偶爾有一些活動(dòng)、值得慶賀、獲獎獲通過(guò)認證、新發(fā)明、有趣的產(chǎn)品、知名人物來(lái)訪(fǎng)…等具有特色的資訊希望被廣為周知！隨時(shí)隨地收集這些訊息，好好歸納分類(lèi)，在某一天某個(gè)訊息具備了提起民眾興趣的點(diǎn)，就派得上用場(chǎng)了。

2. 將收集的材料寫(xiě)成新聞稿

將有趣的資料按照正確的新聞稿寫(xiě)法，根據要發(fā)布的媒體的特性，寫(xiě)成一到數篇新聞稿。

至于內容的豐富度和完整性，別用機構本身的角度去看，應該站在媒體的角度去思考該如何寫(xiě)。假設是智慧型手機公司，如果是iPhone新機要發(fā)布，這是全球矚目的事件，公關(guān)可能發(fā)個(gè)邀請函上面有日期和地點(diǎn)，媒體們就會(huì )開(kāi)始大肆研究推敲，新聞報導如涌泉般源源不絕；如果你只是個(gè)小廠(chǎng)商或非主流品牌，給的資訊一定要夠齊全豐富，別讓媒體記者還要花時(shí)間去研究(他們想發(fā)就不錯了，別奢望他們會(huì )認真的研究你的產(chǎn)品)。

iPhone一張邀請函就能寫(xiě)一篇和所有媒體瘋狂報導：http://3c.ltn.com.tw/news/34485

Motorola某款手機的新聞稿：https://ccc.technews.tw/2018/06/11/motorola-moto-g6-plus-and-moto-g6/

前者從每個(gè)細節猜測分析，后者可能記者稍微修改就貼上去發(fā)了(可能還有更多媒體沒(méi)報導這事件)，Motorola都只有這種待遇，一個(gè)名不見(jiàn)經(jīng)傳的小公司怎能不更用心撰寫(xiě)！

3. 內部審查

如果你的位置是具有決策權的高階主管，你將站在機構的角度檢視新聞稿內容；如果你上面還有主管，應該把新聞稿寫(xiě)好后給負責主管審查，通過(guò)后再進(jìn)行發(fā)布。這個(gè)階段許多行銷(xiāo)人員將遇到一個(gè)頭痛的問(wèn)題，主管或老板對內容好壞、文字修辭沒(méi)有太大意見(jiàn)，可是他們要求寫(xiě)入更多東西，甚至連這支手機的某個(gè)IC從哪個(gè)地方來(lái)的、安兔兔跑幾分比前一代還要多了1234分都要寫(xiě)上去…較終這篇新聞稿成了公司歷史故事或老板自傳，傳播效果大打折扣不說(shuō)，還會(huì )增加傳播費用。（個(gè)別媒體限制400單詞之內，超過(guò)就要按照字數加收費用）

4. 發(fā)送新聞稿

這一步尤為關(guān)鍵詞，直接決定整個(gè)傳播項目的成敗。通常來(lái)說(shuō)，發(fā)送新聞稿可以選擇自己聯(lián)系媒體或者交由外媒公關(guān)公司負責。除非您是海外公關(guān)老鳥(niǎo)，十分熟悉外媒環(huán)境，手上也有一些靠譜的記者資源。不然，建議找公關(guān)公司全權負責。自己聯(lián)系，絕大多數情況下都是石沉大海。

5. 擔任公司與媒體間的聯(lián)絡(luò )人

發(fā)出后，記者收到有趣的新聞稿想要報導時(shí)，大多會(huì )和你聯(lián)絡(luò )。因此，在新聞稿中留下正確詳實(shí)的聯(lián)系方式非常重要，并保持通聯(lián)方式24小時(shí)暢通，千萬(wàn)別因為記者找不到人而使得努力前功盡棄，難得的采訪(fǎng)機會(huì )石沉大海就要哭哭了！

聯(lián)絡(luò )人不該只是「聯(lián)絡(luò )人」，新聞?dòng)屑磿r(shí)性和適時(shí)性，過(guò)了效期跟空氣一樣令人無(wú)感，負責新聞稿的聯(lián)絡(luò )人應該對于整件事件非常熟悉，可以在第一時(shí)間回應記者的咨詢(xún)甚至協(xié)助安排采訪(fǎng)。

6. 追蹤報導露出

發(fā)出后，記者收到有趣的新聞稿想要報導時(shí)，大多會(huì )和你聯(lián)絡(luò )。因此，在新聞稿中留下正確詳實(shí)的聯(lián)系方式非常重要，并保持通聯(lián)方式24小時(shí)暢通，千萬(wàn)別因為記者找不到人而使得努力前功盡棄，難得的采訪(fǎng)機會(huì )石沉大海就要哭哭了！

7. 快速產(chǎn)出報導成果

報導露出后，負責的公關(guān)人員應該在第一時(shí)間把露出報導通知部門(mén)相關(guān)同仁和部門(mén)主管(或老板)，以便機構下達決策或對公司內部發(fā)布。取得報導成果的方式很多種，較常使用的方式：

請記者或媒體提供：如果記者第一時(shí)間提供，你將獲得第一手資訊，但記者有可能沒(méi)時(shí)間提供或者在他空閑時(shí)才提供，如此的話(huà)可能喪失第一時(shí)間看到報導的機會(huì )。

負責的公關(guān)公司提供：付費新聞一定會(huì )收到露出網(wǎng)址，但您需要與他們溝通，在第一時(shí)間取得。正常情況下，世通社的外媒渠道發(fā)布后24小時(shí)之內就會(huì )出報告匯總。

訂購媒體成效追蹤公司服務(wù)：如果常常發(fā)布新聞或新聞稿，委外給媒體成效追蹤公司是不錯的選擇，將收到完整的報表數據可減輕公司人力和時(shí)間負擔。有些追蹤公司甚至可查詢(xún)即時(shí)的媒體露出資訊。

自己上Google搜尋關(guān)鍵字：現今Google幾乎在第一時(shí)間收錄知名媒體的新聞，Google得勤勞，重點(diǎn)媒體都能搜尋得到。經(jīng)過(guò)多年篩選淘汰，目前世通社的外媒渠道基本上都能夠確保第一時(shí)間被谷歌收錄，并且上谷歌新聞。

8. 公司內部宣傳

媒體報導出來(lái)后，報導內容較好也讓機構里的成員看到，正面的報導內容可以激勵公司員工，他們在外也代表著(zhù)公司，他們各個(gè)都是公司的小公關(guān)。通知之前，你應該經(jīng)過(guò)上級指示或獲得主管同意再進(jìn)行。新聞報導在各部門(mén)可以作為：

老板或高階主管 – 企業(yè)合作或應酬茶余飯后的議題。

業(yè)務(wù)部 – 作為商品銷(xiāo)售的輔助資料。

財務(wù)部 – 年終財報或投資計劃輔助資料。

行銷(xiāo)部 – 品牌形象和行銷(xiāo)宣傳使用。

9.新聞稿必留資訊

新聞稿發(fā)布時(shí)間、有效期間。

媒體聯(lián)絡(luò )人姓名、公司電話(huà)、行動(dòng)電話(huà)、E-mail，甚至LINE等通訊方式。

公司名稱(chēng)等詳細資料或簡(jiǎn)介。

活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)等資訊。

除非必要，新聞稿文字內容別用圖檔！